عنوان پست میاد اینجا

آموزش آفیس؛ آشنایی اولیه کار با نرم افزار ورد

امروزه یک کاربر عادی رایانه یا هر فردی که به نحوی با علوم کامپیوتر آشنایی دارد، قطعاً نام مجموعه نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) را شنیده است. این بسته نرم‌افزاری، برنامه‌های یکپارچه‌ای را در برمی‌گیرد و همان‌طور که از نام آن بر‌می‌آید (آفیس Office به معنای دفتر کار) جهت مدیریت و انجام امور اداری و رسمی استفاده می‌شوند.

یکی از نرم‌افزارهای پرکاربرد مجموعه آفیس، وُرد (Word) نام دارد که برای ویرایش یا ایجاد سندهای متنی به کار می‌رود. وُرد یکی از متداول‌ترین نرم‌افزارهای واژه‌پرداز در سراسر جهان است که به‌منظور تایپ و قالب‌بندی متون مورداستفاده قرار می‌گیرد. در این مقاله سعی داریم تا پس از نگاهی گذرا به مجموعه نرم‌افزاری آفیس و شناخت زیرمجموعه‌های آن، برنامه مایکروسافت آفیس وُرد را موردبررسی قرار داده و با بخش‌ها و کاربردهای اولیه آن آشنا شویم.

 

مجموعه نرمافزاری مایکروسافت آفیس (Microsoft Office)

بسته نرم‌افزاری آفیس یکی محبوب‌ترین محصولات مایکروسافت است که پس از ویندوز، تقریباً پرفروش‌ترین نرم‌افزار این کمپانی به حساب می‌آید. این مجموعه اولین بار در سال ۱۹۸۹ به بازار آمد و هم اکنون تحت سیستم‌عامل‌های ویندوز، مک او اس و همچنین سیستم‌عامل‌های موبایلی عرضه می‌شود. مجموعه نرم‌افزارهای آفیس شامل برنامه‌هایی است که به‌وسیله آن‌ها قادر خواهیم بود تا امور اداری خود را مدیریت کرده و به ساماندهی سندهای متنی، ایمیل‌ها، بانک‌های اطلاعاتی و سایر مواردی از این قبیل بپردازیم. به‌طورکلی نرم‌افزارهای آفیس به سه دسته اصلی تقسیم می‌شود:

–   برنامه‌های اداری (Desktop Applications)

–   برنامه‌های اینترنتی (Internet Applications)

–   برنامه‌های سرویس‌دهنده (Server Applications)

از بین سه دسته ذکرشده، تنها دسته اول یعنی «برنامه‌های اداری» مورداستفاده کاربران عادی رایانه قرار می‌گیرد که در ادامه برخی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین زیرمجموعه‌های آن را معرفی کرده و سپس به بررسی نرم‌افزار وُرد خواهیم پرداخت:

صفحه گسترده اِکسِل (Microsoft Excel): ابزاری مفید برای ایجاد و مدیریت جداول، نمودارها و گراف‌ها و انجام فعالیت‌های آماری، تحلیل اطلاعات و محاسبات عددی و منطقی.

ارائه مطلب پاورپوینت (Microsoft PowerPoint): ابزاری برای ایجاد اسلاید و محتوای چندرسانه‌ای با استفاده از متن، عکس، فیلم، صوت (در قالب انیمیشن و افکت‌های گرافیکی) و ارائه آن‌ها در کنفرانس‌ها و سخنرانی‌ها.

بانک اطلاعاتی اَکسِس (Microsoft Access): نرم‌افزاری قدرتمند برای ایجاد و مدیریت بانک‌های اطلاعاتی و ذخیره لیست‌ها و اطلاعات متنی.

مایکروسافت آوتلوک (Microsoft Outlook): برنامه‌ای پرکاربرد برای مدیریت نامه‌های الکترونیکی (ایمیل) و برنامه‌ریزی امور روزانه.

مایکروسافت واننُت (Microsoft OneNote): ابزاری مفید برای یادداشت‌برداری دیجیتالی و سازمان‌دهی و مدیریت دست‌نوشته‌های کوتاه (نُت).

مایکروسافت پابلیشِر (Microsoft Publisher): نرم‌افزاری برای ساخت کاتالوگ‌ها و بروشورهای تبلیغاتی.

مایکروسافت وُرد (Microsoft Word): نرم‌افزاری قدرتمند و پرکاربرد برای ایجاد و ویرایش هر نوع سند متنی مانند نامه، مقاله، متن کوتاه یا بلند و …

 

ویژگیها و کاربردهای نرمافزار وُرد Word

مایکروسافت آفیس وُرد (Microsoft Office Word) یکی از بهترین و پرکاربردترین برنامه‌های واژه‌پرداز است که در مجموعه نرم‌افزارهای آفیس قرار دارد و برای ایجاد و ویرایش سندهای متنی به کار می‌رود. این برنامه با محیط کاربری آسان، امکانات مختلفی از قبیل تایپ و قالب‌بندی متون، ایجاد جدول‌های مختلف، طراحی صفحات وب، کار با تصاویر گرافیکی و قابلیت‌های فراوان دیگری را ارائه می‌دهد. البته در حال حاضر به آخرین نسخه نگارش شده برنامه‌های آفیس (آفیس ۲۰۱۶) امکانات دیگری مانند «ذخیره‌سازی مطالب در فضای آنلاین ابری» نیز اضافه‌شده است.

 

آشنایی اولیه با محیط کار و نحوه کاربری هر قسمت از نرمافزار وُرد

در این قسمت به‌صورت گام‌به‌گام با نحوه ایجاد یک سند متنی در برنامه وُرد آشنا شده و قسمت‌های مختلف و مهم این نرم‌افزار را به‌صورت تصویری معرفی خواهیم کرد. البته نسخه موردبررسی، آخرین ویرایش از مجموعه برنامه‌های آفیس یعنی آفیس ۲۰۱۶ است.

۱- در ابتدا مجموعه نرم‌افزاری آفیس ۲۰۱۶ (Microsoft Office 2016) را بر روی رایانه موردنظر به‌طور کامل نصب‌کرده و پس از آن بر روی گزینه Word 2016 کلیک می‌کنیم. عکسی که در زیر مشاهده می‌شود، صفحه‌ای است که در ابتدا به نمایش در می‌آید. برای ایجاد یک سند متنی جدید، بر روی گزینه «Blank document» کلیک می‌کنیم.

 

 

 

۲- قسمت بالای صفحه اصلی وُرد در سمت چپ، یک نوار ابزار کوچک با نام «Quick Access» قرار دارد که ابزارهای پر کاربرد را به سادگی در دسترس قرار می‌دهد؛ ابزارهایی مانند گزینه ذخیره کردن یا بازگشت به حالت تغییر قبلی. البته یک نشانک و پیکان کوچکی در کنار این نوار قرار دارد که به کاربر اجازه می‌دهد تا گزینه‌های دیگری را به‌دلخواه به این نوار اضافه یا از آن کم کند.

 

 

 

۳- در بالای کادر مربوط به نوشتار، نوار ابزار اصلی قرار دارد که سربرگ‌ها یا همان زبانه‌ها را شامل می‌شود. هر کدام از این زبانه‌ها به‌منظور انجام فعالیت‌های خاصی طراحی شده‌اند و تک به تک بسته به نوع و ویژگی، امکاناتی را ارائه می‌دهند. زبانه‌ها یا همان سربرگ‌های موجود در نسخه ۲۰۱۶ از برنامه وُرد را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید.

 

 

۴- در سمت چپ نوار ابزار اصلی، زبانه‌ای با نام «File» وجود دارد که با کلیک بر روی آن، گزینه‌های اصلی اجرایی وُرد در دسترس قرار می‌گیرد. گزینه‌هایی مانند:

–   «New» برای ایجاد اسناد جدید

–   «Open» برای انتخاب و باز کردن فایل‌های ایجاد شده قبلی

–   «Save» برای ذخیره کردن سند تهیه شده

–   «Print» برای چاپ

–   «Option» برای تغییر در تنظیمات اصلی وُرد

–   و مواردی دیگر

در تصویر زیر، صفحه مربوط به زبانه فایل مشخص شده است:

 

 

۵- دومین سربرگ از نوار ابزار اصلی، با نام «Home» مشخص است که بعد از باز کردن صفحه وُرد، این سربرگ به‌صورت پیش‌فرض فعال است. ابزارهایی که در این قسمت قرار دارند عبارت‌اند از:

–   «Clipboard» برای اقداماتی مانند کُپی، بُرش یا الصاق

–   «Font» برای تغییر در شکل، اندازه، رنگ یا نوع فونت

–   «Paragraph» برای تنظیم فواصل اطراف پاراگراف‌ها

–   و همچنین ابزارهای «Styles» و «Editing» که در مواردی خاص به کار می‌آیند.

 

۶- سربرگ بعدی «Insert» نام دارد که اضافه کردن جداول، الگوها، نمودار و تصاویر از جمله ویژگی‌هایی است که این زبانه به کاربر ارائه می‌دهد.

 

 

۷- زبانه‌های «Design» و «Layout» برای تنظیماتی در نوع صفحه‌بندی، طرح‌بندی و پس­زمینه، چیدمان پاراگراف‌ها، سبک و زمینه نوشته‌ها و همچنین اندازه کاغذ به کار می‌رود.

۸- عمده فعالیت‌هایی که در سربرگ «References» نهفته است، عناوین، روش‌های فهرست‌بندی مطالب، استناد و منابع است.

۹- در زبانه «Mailing» نیز می‌توان کارهای مربوط به مدیریت نامه‌های الکترونیکی (Email) را انجام داد.

۱۰-  سربرگ‌های «Review» و «View» امکاناتی از قبیل چک کردن تلفظ و جستجوی کلمات، نوع نمایش صفحه و تنظیم صفحات هنگام چاپ را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

۱۱- نوار وضعیت یا «Status Bar» در پایین صفحه قرار دارد که تعداد صفحات، تعداد کلمات، زبان مورداستفاده، نوع نمایش صفحه و مقدار بزرگی یا کوچکی صفحه را نشان می‌دهد. البته اگر بر روی نوار وضعیت پایین صفحه کلیک راست کنیم، می‌توانیم گزینه‌هایی را برای نمایش به‌دلخواه کم یا زیاد کنیم. در تصویر زیر، نوار وضعیت و گزینه‌های موجود در آن نشان داده‌شده است.

 

 

همان‌طور که در تصویر فوق مشاهده می‌کنید، تعدادی کلمات و اعداد با رنگ طوسی در سمت چپ نوار وضعیت به چشم می‌خورند. این کلمات هرکدام به دلیلی خاص در نظر گرفته‌شده‌اند که در زیر به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

Page: شماره صفحه و همچنین تعداد کل صفحه سند موجود را نشان می‌دهد.

Line: شماره خطی که نشانگر تایپ بر روی آن قرار دارد.

Column: شماره ستونی که نشانگر تایپ بر روی آن قرار دارد.

Word: تعداد کلماتی که در سند موردنظر نوشته‌شده است را محاسبه کرده و نشان می‌دهد.

علامتی شبیه به کتاب برای چک کردن املای صحیح کلمات و نوشته‌ای در کنار آن که مشخص می‌کند سند به چه زبانی نگاشته شده است. (به‌عنوان‌مثال: Persian)

 

۱۲- در پایان پس از انجام کارهای مورد نظر و ذخیره کردن سند ایجادشده، برای بستن صفحه می‌توان هم از علامت ضربدری استفاده کرد که در بالای سمت راست صفحه قرار دارد و هم از طریق سربرگ «File» که پیش از این توضیح داده شد، گزینه «Close» را انتخاب کرد.

 

 

برخی از ویژگیهای جدید اضافهشده به آفیس ۲۰۱۶

–   کادر جستجوی Tell Me: هر نوع تنظیمات و ویژگی‌هایی از ورد که قادر به یافتن آن‌ها نیستید، در این کادر تایپ کنید و به‌سادگی به آن دست پیدا خواهید کرد.

–   بخش Share: کار کردن هم‌زمان چندین نفر بر روی یک فایل با استفاده از بستر اینترنت.

–   بخش Smart Lookup: تحقیق و جستجوی سریع در فضای اینترنت و دست یافتن به اطلاعات و مقالات مرتبط.

–   بخش Wikipedia: این بخش نیز کاربردی شبیه به Smart Lookup دارد ولی تنها در منابع ویکی پدیا جستجو خواهد کرد و نتایج این سایت را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

 

نتیجهگیری

امروزه نرم‌افزارهای زیادی برای ایجاد و ویرایش اسناد متنی وجود دارند ولی مایکروسافت آفیس وُرد به‌عنوان یکی از برنامه‌های پرکاربرد بسته نرم‌افزاری آفیس، ابزارهایی کامل‌تر و دقیق‌تر برای انجام این امورات را در اختیارمان قرار می‌دهد. در این مقاله نسخه ۲۰۱۶ نرم‌افزار ورد (Word) مورد بررسی قرار گرفت. مجموعه نرم‌افزاری آفیس امروزه برای سیستم‌عامل‌ها و پلتفُرم‌های مختلفی ارائه‌شده ولی بر روی پلتفرم‌هایی با ویندوز ۱۰ بهترین عملکرد و کامل‌ترین نتیجه را داشته است. اگر هنوز آخرین ویرایش از بسته نرم‌افزاری آفیس را تجربه نکرده‌اید به شما پیشنهاد می‌کنیم که نسخه اصلی آن را بر روی رایانه خود نصب‌کرده و از ویژگی‌های جدید و رفع اشکالات نسخه‌های قبلی لذت ببرید و کارها و امورات اداری خود را به‌سادگی و به شیوه‌ای دلخواه مدیریت کنید.

منابع

منبع۱   منبع۲   منبع۳   منبع۴   منبع۵   منبع۶   منبع۷   منبع۸   منبع۹   منبع۱۰

شما چه فکر میکنید؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *